PNRR: istruzioni pratiche

La circolare della Ragioneria Generale dello Stato n. 29/2022 esprime l'importanza dell'impegno a rispettare gli obblighi derivanti dall'accettazione di un finanziamento per un progetto del Pnrr. In particolare, l'Ente deve valutare attentamente la possibilità di intervenire sui propri regolamenti e/o circolari al fine di coordinare le attività gestionali e amministrative contabili. Questo permetterà di attuare in modo preciso e puntuale le progettualità previste dal Pnrr, rispettando il cronoprogramma stabilito.

Tale esigenza di definire un assetto organizzativo ottimale non è nuova, ma è diventata ancora più importante con il carattere innovativo del Pnrr, che richiede il raggiungimento di obiettivi prefissati entro scadenze ben precise. Per questo motivo, il tema è al centro dell'attenzione delle Amministrazioni centrali, dei Revisori e della Corte dei Conti.

In questo contesto, è importante esaminare attentamente le questioni organizzative e metodologiche per individuare il modello più adatto al contesto di riferimento e agli obiettivi da raggiungere. Tuttavia, non è possibile fornire soluzioni specifiche, ma solo suggerimenti metodologici per aiutare le organizzazioni a definire il loro assetto organizzativo ottimale.

Un primo aspetto da considerare riguarda la scelta tra la creazione di un ufficio specifico per la gestione del Pnrr o un coordinamento tra i diversi uffici interessati. L'istituzione di un ufficio dedicato semplifica l'approccio verticale, ma può incontrare difficoltà a causa della diversità degli interventi da gestire, che possono riguardare ambiti differenti delle sei missioni del Pnrr.

D'altra parte, la soluzione del coordinamento può rendere problematica la definizione chiara delle responsabilità, anche se si prevede un ruolo direzionale unico (come il Segretario o il Direttore generale). La Corte dei Conti, nelle prime verifiche effettuate su campioni di enti, sembra propendere per l'istituzione di un ufficio unico, ma è importante sottolineare che è necessaria un'analisi approfondita dei processi, anche se si sceglie la seconda soluzione.

In ogni caso, è necessario un approccio metodologico accurato e una valutazione attenta delle specifiche esigenze organizzative di ciascun Ente, al fine di garantire l'efficace gestione dei progetti del Pnrr e il rispetto dei tempi stabiliti.

E' necessario mappare precisamente, per ogni singolo intervento del PNRR, tutte le fasi e le sottofasi procedimentali, associando a ciascuna di esse un ufficio responsabile e identificando i relativi provvedimenti.

Per ciascuna fase, inoltre, dovrebbero essere individuate le sottofasi pertinenti, come la gestione di eventuali sub-appalti e sub-affidamenti per gli affidamenti, gli stati di avanzamento lavori, le varianti e i collaudi per la gestione del cantiere, e le autorizzazioni, le anticipazioni contrattuali e gli incentivi per la gestione amministrativa.

Questa impostazione agevola l'organizzazione dell'attività di monitoraggio e rendicontazione. A tal fine, per il PNRR, è stato implementato un sistema operativo ad hoc chiamato ReGis, che dovrebbe diventare l'unico strumento di monitoraggio e rendicontazione degli investimenti pubblici.

ReGis è un'applicazione integrata che richiede la collaborazione di più uffici, sia per quanto riguarda il monitoraggio (che non riguarda solo gli aspetti finanziari, ma anche quelli fisici e procedimentali, e mira soprattutto ai target associati alla misura) sia per quanto riguarda la rendicontazione.

La documentazione da caricare su ReGis va controllata attentamente, con obblighi di attestazione che non possono essere affidati a un unico soggetto ma vanno distribuiti in base alla mappatura dei processi. Ciò vale anche per l'eventualità in cui l'Ente scelga di concentrare l'attività di caricamento su ReGis in un unico ufficio (ad esempio quello finanziario, tecnico o altro), così come nel caso in cui venga preferito un approccio diffuso in cui ogni ufficio carica la documentazione di propria pertinenza.

È importante sottolineare l'importanza di una profilazione attenta degli utenti su ReGis, in linea con il modello scelto. Infine La mappatura dei processi è utile per organizzare in modo efficace e gestibile, anche nel tempo, l'archiviazione e la conservazione della documentazione relativa ai vari interventi. Anche se ReGis costituisce un archivio documentale, non può contenere tutto ciò che è necessario conservare per eventuali controlli in loco che possono verificarsi anche molti anni dopo la conclusione dei procedimenti. Pertanto, è necessario creare un sistema di archiviazione digitale che consenta a chiunque di trovare facilmente tutti i documenti associati alle diverse fasi e sotto-fasi.